Refbank.Ru - реферат, рефераты, курсовая, курсовая работа, диплом, дипломы, дипломная работы, курсовые, банк, банк работ, банк рефератов, по, экономика, менеджмент, реферат по экономике, курсовая по экономике, реферат по менеджменту, каталог рефератов, бесплатные рефераты, коллекция рефератов, рефераты на заказ, заказ, заказ работ, готовые рефераты, заказать, лучшие рефераты, скачать Добавить в избранное                 
О нас · Услуги · Условия и гарантии · Цены и сроки · Оплата · Рефераты и курсовые · Готовые дипломные работы · Обратная связь · Заказать

Информация

Главная
О компании
Услуги
Условия и гарантии
Цены и сроки
Оплата

Рефераты и курсовые

Банк готовых работ

Дипломные работы

Банк дипломных работ

Сотрудничество

Обмен ссылками

Заказ работы

Заказать Форма заказа

Лучшие дипломы

  Пособия при деторождении
  Защита прав потребителей при совершении сделок и выполнении обязательств с автотранспортом

Рекомендуем

 

любое слово все слова вместе  Как искать?Как искать?

Любое слово
- ищутся работы, в названии которых встречается любое слово из запроса (рекомендуется).

Все слова вместе - ищутся работы, в названии которых встречаются все слова вместе из запроса ("строгий" поиск).

Поисковый запрос должен состоять минимум из 4 букв.

В запросе не нужно писать вид работы ("реферат", "курсовая", "диплом" и т.д.).

!!! Для более полного и точного анализа базы рекомендуем производить поиск с использованием символа "*".

К примеру, Вам нужно найти работу на тему:
"Основные принципы финансового менеджмента фирмы".

В этом случае поисковый запрос выглядит так:
основн* принцип* финанс* менеджмент* фирм*

Русский язык и культура речи

курсовая работа

Стилистика делового письма

Скачать Скачать работу

ПЛАН
Введение. 3
1. Классификация деловой корреспонденции. 4
2. Стилистические конструкции делового письма. 7
3. Оформление деловой корреспонденции
в англоязычных странах. 12
3.1. Структура формуляра и состав
реквизитов делового письма. 12
3.2. Требования к оформлению реквизитов. 13
3.3. Требования к оформлению конвертов. 22
Заключение. 24
Литература. 26
Введение.
Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе - деловая корреспонденция) - общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте.
Как и во всем деловом мире, в России предприятие или учреждение оценивается партнерами подчас по качеству отправления ими корреспонденции. Формуляр документа, размещение реквизитов, тексты должны быть удобными для прочтения, ясными и понятными по смыслу.
Для облегчения подготовки деловой корреспонденции можно испльзовать пособия, содержащие практические рекомендации по оформлению писем, размещению реквизитов, изложению текста с приведением для конкретных случаев готовых формул вежливости, речевых конструкций и т. д.
В данной курсовой работе мы попытаемся по возможности привести основные практические рекомендации для русской и англоязычной деловой корреспонденции.
1. Классификация деловой корреспонденции.
Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, коммерческие письма и ряд других. Дадим краткую характеристику некоторым.
Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.
Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.
Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.
Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.
Договорные письма. Их можно считать разновидностью сопроводительных писем, так как они подтверждают факт отправки договоров или контрактов.
Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.
Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.
Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.
Информационные письма. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи референта или секретаря. При большой значимости излагаемых в нем фактов письмо подписывает руководитель организации.
Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовав изготовленные типографским способом трафареты, в которых заполняются от руки фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на которое приглашается адресат.
Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. По своему назначению они подразделяются на три вида: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; рекламация (претензия) и ответ на нее.
В запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.
Оферта - письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с НИМ договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.
Рекламация - коммерческий документ, представляющие собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора.
2. Стилистические конструкции делового письма.
Разработчику делового письма нетрудно построить стилиcmuчecкyю конструкцию, если он располагает набором проверенных практикой конструкций фраз, пользуясь которыми МОЖНО сформулировать свою мысль. Рассмотрим примеры моделей, объясняющих мотивировку написания письма:
В порядке оказания технической помощи...
В соответствии с протоколом...
В ответ на Вашу просьбу...
В подтверждение нашей договоренности...
Следующие варианты являются распространенным "стандартным" началом делового письма:
Извещаем, что... ...мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами изделий.
Доводим до Вашего сведения, что... наш завод прекратил производство комбайнов "Нива" прежней конструкции.
Если автор - лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа: Кооператив гарантирует... не возражает... предлагает...; от третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация нашего предприятия убедительно просят...; от первого лица множественного числа: Просим... Сообщаем... Подтверждаем...
Если автор - лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: Прошу... Ставлю Вас в известность... Довожу до Вашего сведения...; от первого лица множественного числа: Поддерживаем... Одобряем... Мы получили Вашу телеграмму...
Вот несколько примеров реализации "стандартных" конструкций:
Просим... ... Вас проверить ход выполнения работ...
Прошу... ... принять меры...
Высылаем... ... подписанный с нашей стороны договор...
Направляем... ... интересующую Вас документацию заказной бандеролью...
Подтверждаем... ... получение спецификации на...
АООТ "Ростсельмаш" подтверждает... ... условия поставки оборудования...
Напоминаем, что... ... в соответствии с... Вы должны...
Напоминаем Вам, что... ... Ваша задолженность по оплате составляет...
Сообщаем, что... ... задержка в отгрузке... произошла ввиду...
В качестве заключительных могут быть приведены следующие фразы:
Просим Вас не задерживать ответ...
Просим извинить нас за задержку с ответом...
Рассчитываем, что наши замечания будут учтены.
Подбор слов в предложении должен отвечать требованиям сочетаемости их между собой, характерной для деловой речи. Например:
инициатива - брать на себя, выступать с, поддерживать, проявлять, развивать, сдерживать, терять, уступать;
налог - взимать, облагать, платить, снижать, сокращать;
обязанность - возлагать, выполнять, исполнять, нести, освобождать от, распределять, отстранять от;
руководство - брать на себя, возлагать, осуществлять, отстранять от, подменять, укреплять и т. д.
Анализ текстов служебных писем указывает на некоторые слова, вызывающие затруднения в употреблении. Например:
благодаря - предлог употребляется с существительным в дательном, а не родительном падеже: "благодаря кому/ чему, а не кого/чего";
более - недопустимо сочетание этого наречия с прилагательными и наречиями в сравнительной степени (например, "более лучший");
бухгалтер - множественное число - бухгалтеры;
вакансия - нельзя употреблять тавтологические сочетания, например: "свободная вакансия";
вложение - во что (не "на что"). Пример: "рост капитальных вложений в строительство";
выговор - множественное число - выговоры (не выговора);
директор - множественное число - директора;
договор - родительный падеж - договора, множественное число - договоры;
информация - о чем, а не по чему;
конференция - по чему, а не о чем;
опись - чего, а не на что;
расписка - в чем, а не о чем. Пример: "расписка в получении денег";
совещание - о чем, по вопросу о чем, по чему. Пример: "совещание по проекту, совещание о внедрении";
сосредоточивать - но не сосредотачивать;
табель - родительный падеж - табеля, множественное число - табели;
уполномочивать - но не уполномачивать.
В составе реквизитов служебного письма, в сравнении с формуляром ОРД, имеются отдельные коррективы. Отсутствуют реквизиты 08 (наименование вида документа), 15 (гриф утверждения), 24 (печать), 25 (отметка о заверении копии); реквизиты 22 (гриф согласования), 23 (визы) размещаются на последнем экземпляре письма (отпуске), который подшивается в дело. Реквизит 26 (фамилия исполнителя и номер его телефона), если лицевая сторона последнего листа письма использована полностью, может быть размещен на обратной стороне.
Ряд требований к оформлению писем в дополнение ко всему сказанному выше, в том числе об оформлении реквизита 19 (текст), отражен в макете письма (рис. 1).
Пример письма по основной деятельности приведен ниже на рис. 2.

Рис. 1. Макет служебного письма

Рис. 2. Пример служебного письма.
3. Оформление деловой корреспонденции в англоязычных странах.
3.1. Структура формуляра и состав реквизитов делового письма.
Оформление деловой корреспонденции в практике экономического сотрудничества с зарубежными фирмами и международными организациями характеризуется рядом особенностей. Коснемся оформления наиболее распространенного вида корреспонденции - делового письма.
При общей тенденции к унификации форм, использованию устойчивых речевых конструкций, стандартной терминологии и стремлению к широкому применению средств механизации и компьютеризации в делопроизводстве различий в оформлении делового письма немало. Прежде всего это касается формуляра документа и состава реквизитов. На рис. 3 приведен формуляр реквизитов делового письма, используемого в англоязычных странах.
Рис. 1. Формуляр делового письма для переписки
с зарубежными партнерами на английском языке
Можно выделить следующий типовой состав зон:
1. Заголовок письма (Issuer Field),
2. Ссылка на данные получателя и отправителя (Reference Line).
3. Дата (Date),
4. Адресат (Address)
5. Указание на конкретное лицо (Attention Line).
6. Обращение (Salution).
7. Общее содержание письма (Subject Line).
8. Текст письма (Body of the Letter).
9. Завершающая формула вежливости (Complimentary Close).
10. Подпись (Signature).
11. Приложения (Enclosure).
12. Указание на рассылку копий (СС Notation).
Краткие сведения о размещении и оформлении реквизитов по зонам изложены ниже. В случае отсутствия указаний по оформлению отдельных элементов реквизитов рекомендуется ориентироваться на требования, оговоренные ГОСТ Р 6.30-97, и приведенные примеры.
3.2. Требования к оформлению реквизитов.
Реквизит 1. Заголовок письма. Включает эмблему фирмы, ее наименование, почтовый и телеграфный адрес с указанием индекса, номера телефона, телекса и телефакса. В заголовке может содержаться указание о роде деятельности фирмы, характеристика ее как корпорации или компании с ограниченной ответственностью (сокращенно Inc. или Ltd.), например:
Mitchell Diesel, Ltd.;
International Office Equipment, Inc,
Помимо предоставления фактической информации о фирме, заголовок определенным образом характеризует ее с другой стороны: необычная форма заголовка, его дизайн, эмблема фирмы (а иногда и ее девиз), применение цветной краски, использование особой бумаги - все это создает своеобразный образ фирмы. Читая письмо, вы, безусловно, прежде всего интересуетесь его содержанием, однако невольно обращаете внимание и на оформление заголовка, которому мысленно даете оценку, иногда перенося ее и на деятельность самой фирмы. Удачное расположение компонентов заголовка, его оригинальная эмблема способствуют созданию благоприятного впечатления о фирме у тех, кому направлено письмо.
В целях экономии времени при печатании реквизита поощряется открытая пунктуация, что означает почти полное отсутствие знаков препинания.
Реквизит 2. Ссылка на данные получателя и отправителя. Приводятся инициалы составителя и оформителя письма, буквенный или цифровой код фирмы, отдела, подготовившего письмо, индекс дела, например:
Your reference
(или: Your ref.) - Ваша ссылка
HND/RP HND/RP
Our reference
(или: Our ref.) - Наша ссылка
LA/DK/187 LA/DK/187
Реквизит 3. Дата. Встречаются две разновидности оформления дат - британская и американская. Британский способ подобен словесно-цифровому способу, принятому в российском делопроизводстве и применяемому в финансовой документации с некоторыми вариациями:
15 Feb. 200...
15 February, 200...
15th February, 200...
Способ обозначения даты, принятый в США, иной и строится по схеме:
February 15th, 200... February 15, 200...
Перед числительным, обозначающим год, обычно ставится запятая. В последние годы все более заметной становится тенденция к минимальному употреблению знаков препинания в деловой корреспонденции, поэтому можно встретить и такое написание даты: 4 August 2000. Не рекомендуется употреблять в датах цифры вместо названий месяцев, поскольку цифровое обозначение даты может быть истолковано по-разному в различных странах. Так, дата 2/5/2000 будет воспринята представителем американской фирмы как 5 февраля 2000 года, а представителем британской фирмы - как 2 мая 2000 года. Это связано с особенностями прочтения дат в разных странах:
США
2 / 5 / 2000
месяц день год
Великобритания
2 / 5 / 2000
день месяц год
Допускается сокращение названий некоторых месяцев, имеющих много знаков в написании. Замена цифровым обозначением названий месяцев в англоязычных странах не принята. Знаки препинания в обозначении дат допускается не указывать.
Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с компьютеризацией делопроизводства рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. Элементы обозначения приводятся в следующей последовательности: год, месяц, день. Например:
2000-12-31 или даже - 20001231.
Реквизит 4. Адресат. Распространенными вариантами адресования письма являются: адресование фирме (при этом возможен случай, когда в названии фирмы указана фамилия) и адресование должностному лицу (когда известна фамилия адресата и когда она неизвестна, когда адресат мужчина и когда женщина).
Если письмо направляется фирме, то сначала указываются ее название, затем адрес в такой последовательности: номер дома, название улицы, название города, обозначение почтового района (при необходимости). При адресовании письма в США приводится сокращенное название штата, при адресовании в Англию - название графства. Последней строкой указывается страна. Например:
Continental Supply Company
312 Sixth Avenue
New York, NY, 11011
U.S.A.
Указание в адресе штата и графства связано с тем, что сама фирма или ее филиал, возможно, расположены в провинциальном населенном пункте, названия которых нередко повторяются. Названия графств и штатов могут приводиться в сокращении.
В том случае, когда в названии фирмы указана фамилия (несколько фамилий), перед названием приводится слово Messrs. например:
Messrs John Brown and Co., Ltd.
При адресовании письма управляющему фирмой, фамилия которого неизвестна, адрес пишется по образцу:
The Manager
The Hong Kong Banking Corporation
Если письмо адресуется управляющему фирмой такого же ранга, фамилия которого известна, то в этом случае фамилия приводится первой, затем указывается должность:
Mr. Edward W. Hertzfeld, President Hertzfeld
Home Appliances, Inc.
Приведенные способы характерны для адресов письма менеджеру или президенту компании. При адресовании письма сотруднику меньшего ранга указывают фамилию сотрудника, затем название фирмы, по возможности название отдела и, наконец, полный адрес.
Если письмо адресуется мужчине, то перед его фамилией следует писать Mr - сокращение от ель Mister (Mr Alan White; Mr D. C. Robinson и т. п.). адресовании делового письма замужней женщине следует указывать Mrs - сокращение от слова Mistr Для незамужней пишется полностью Miss (Mrs RoseSSt Mrs C. Davies, Miss G. Palmer). Вместо указания Mrs 1 Miss можно применять универсальное сокращение
При печатании реквизита используют минимальное число знаков препинания.
Реквизит 5. Указание на конкретное лицо. Реквизит предназначен для того, чтобы в случае отсутствия фамилии получателя в адресате указать фамилию конкретного должностного лица, кому именно следует читать данное письмо. Если фамилия должностного ЛИЦА неизвестна, указывается название должности или отдела фирмы.
Строка с указанием должности или фамилии помещается непосредственно под адресом и особо выделятся (печатается другим шрифтом, в разрядку, подчер кивается), например:
Messrs Black and Sons,
115 Churchill Avenue
Maidstone, Kent
ZH8 92B
Great Britain
Attention: Mr P.Wilson
Gentlemen
Использование знаков препинания в реквизитах - минимальное.
Реквизит 6. Обращение. Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. Оно помещается на левой стороне бланка письма под внутренним адресом и пишется на отдельной строке. В деловой корреспонденции принято несколько форм обращений, различающихся своей "тональностью". В письмах к фирмам и организациям обычно употребляются следующие формулы:
Если письмо адресуется какой-либо фирме, то обычно употребляются обращения Gentlemen:, Ladies:. Подчеркнуто официально звучат обращения: Sir:, Madam:, Sirs:, Mesdames:. Также официальными являются обращения: Dear Sir:, Dear Madam:.
Обращение с указанием фамилии звучит менее официально: Dear Mr Alien:; Dear Mrs Alien:.
Есть различие в употреблении знаков препинания в формуле обращения: в США используют двоеточие, в Англии - запятую (Dear Sir:, Dear Mr Smith:,).
Реквизит 7. Общее содержание письма. В отечественном делопроизводстве реквизит носит название "заголовок к тексту". Реквизит в сжатой форме ориентирует делового партнера в содержании письма. В англоязычных странах он нередко опускается.
Общее содержание письма предваряет основной текст, размещается на отдельной строке и всегда выделяется, например:
Order № 1234 for Snow Racers
We have recieved your letter...
Другой вариант оформления реквизита выглядит так:
Subject: Up-to-date List of Addresser
Re: Policy №714056
In re: Letter of Credit № 12/146
"Re" - это сокращенное выражение "inre", что означает "по делу", "касательно", "относительно".
В реквизите поощряется открытая пунктуация.
Реквизит 8. Текст письма. Основной реквизит делового письма печатается ниже указания на его общее содержание через 3-4 интервала. Текст письма разбивается на абзацы, которых обычно два: в первом содержится смысловая часть документа, во втором приводится заключительная фраза вежливости.
Смысловая часть должна излагаться деловым, однако подчеркнуто уважительным тоном, отличаться ясностью лексики, быть логичной и убедительной.
Заключительная фраза вежливости носит стереотипный характер. Вот ряд примеров фразы вежливости:
Your prompt reply be appreciated (Мы были бы благодарны за ваш скорый ответ); Please accept thanks in advance (заранее примите нашу благодарность): With my personal regards and good wishes (Примите мои наилучшие пожелания) и т. п.
Если письмо носит характер приглашения, то под текстом письма с правой стороны встречается сокращение R. S. V. R., которое означает: "пожалуйста, ответьте".
Знаки препинания в тексте письма употребляются в соответствии с правилами пунктуации.
Реквизит 9. Завершающая формула вежливости. Реквизит размещается непосредственно под текстом письма справа. Формула вежливости может носить строго официальный, официальный и менее официальный характер. Приведем соответствующие примеры:
русский эквивалент
Yours faithfully,
Yours truly, строго официально С уважением
Yours very truly,
Yours very sincerely,
Yours sincerely, официально С уважением. Ваш
Sincerely yours,

Very cordially
Yours cordially, менее официально Искренне Ваш
Cordially yours,
При печатании реквизита поощряется открытая пунктуация.
Реквизит 10. Подпись. Реквизит помещается под формулой вежливости. При этом отдельной строкой приводится название фирмы, совпадающее с приведенным в заголовке. Затем приводится подпись лица с указанием занимаемой должности, иногда включается и название отдела, например:
Dennis J. Stenberg, Manager
L. К. Thompson Manager
Export Department
Рекомендуется открытая пунктуация.
Реквизит 11. Приложение. Реквизит размещается в левой нижней части документа отдельной строкой. Наименованию приложения предшествует слово Enclosure (сокращенно - Encl., или Епс.), например:
Enclosure: Contract
Encl: 1. Contract
2. Cheque.
Нумерация и расстановка знаков препинания осуществляется в соответствии с приведенными примерами.
Реквизит 12. Указание на рассылку копий. При необходимости рассылки письма нескольким адресатам в левом нижнем углу, после указания на наличие приложений, пишется сокращение СС и ставится двоеточие. СС означает carbon copy, т. е. "копия". Затем указываются фамилии лиц и наименования организаций, куда направляются копии, например:
СС: MrJelfrey H. Winston.
Mr Robert Baily
СС: Regional Sales Department
Использование знаков препинания - минимальное. Пример делового письма иностранному партнеру на английском языке и его перевод приведены соответственно на рис. 4 и 5.

Рис. 4. Письмо иностранному деловому партнеру

Рис. 5. Перевод письма на русский язык
3.3. Требования к оформлению конвертов.
Адрес на конверте размещается, как правило, в левой верхней части. Адресные данные при этом по содержанию и расположению элементов идентичны данным адреса в самом письме. Отдельно может быть указана фамилия лица, которому адресовано письмо.
На конверте особо выделяются некоторые особенности отправки и способы доставки корреспонденции, например: Air Mail (или AIR MAIL) - АВИА; Express delivery или Express - срочная доставка; Registered - заказное; То be called for или Poste Restante - до востребования; и др.
Фирмы и компании обычно заранее заготавливают конверты со своим адресом, напечатанным типографским способом.
Заключение.
Подытоживая сказанное выше, можно сделать вывод, что современная.жизнь предъявляет к содержанию делового письма и его стилистике ряд требований, а именно: ясность, краткость, точность, предосторожность и вежливость.
Ясность. Не следует употреблять нечеткие формулировки, в частности, такие эмоционально окрашенные, как например: "Стены у входа в дом будут роскошно отделаны". В этом случае следует указать, какие именно материалы будут использованы. Не надо писать: "Наш представитель направляется к вам, чтобы встретиться с вами как можно скорее", стоит зафиксировать точную дату визита. Ясность письма проистекает из ясности мысли и четкости формулировки. Любая корреспонденция должна быть написана хорошим канцелярским языком. Употребление иностранных слов, даже очень привычных, не рекомендуется, так как может привести к ошибкам в понимании.
Краткость. Коммерческое письмо должно быть коротким и сжатым, чтобы адресат, пробежав глазами, смог быстро принять нужное решение. Коммерческое письмо есть рабочий инструмент, не более того.
Точность. Приверженность правде в деловых отношениях есть абсолютная необходимость. Неточность, тем более ложь могут привести к потере доверия клиента. Не надо объявлять, например, что доставленные товары имеют наивысшее качество, в то время как качество обычное. У клиента это вызовет только недоверие. Не пишите: "В ответ на ваше последнее письмо", но "В ответ на ваше письмо от 14 июля" или "от 14 числа текущего месяца", потому что фирма, в которую вы пишете, могла за этот интервал послать другое письмо, которое вы еще не получили. Не говорите: "Наши условия те же самые, что и для ваших предшествующих заказов по той же статье", так как этим вы вынуждаете читателя обращаться к прежней переписке. В этом случае лучше, напротив, повторить условия того же текста, указав, если это действительно, что они не изменились.
Предосторожность. Составитель письма не должен давать оружие сопернику или потенциальному противнику, так как бизнес и конкурентная борьба в нем часто очень суровы. Он должен избегать при изложении сути вопроса упоминаний о текущем состоянии дел фирмы. Например, он не должен раскрывать последних реальных цен на свои товары, а назвать лишь те базовые цены, о которых он хочет поговорить. Это не недостаток в искренности, это тактический ход. Всякий работник, прежде чем окончательно оформить письмо, должен убедиться в том, что оно согласовывается с общей стратегией фирмы. Сверх того, он должен принять все меры предосторожности, чтобы оградить себя от возможного судебного процесса, проконсультировавшись, например, с юридической службой предприятия. Таким образом, он воздержится от обещания заплатить в определенный срок, если не уверен в том, что сможет выполнить это обязательство. Он также не будет обещать поставить товар к конкретному числу, тогда как товар еще находится на стадии изготовления и, следовательно, нельзя быть абсолютно уверенным в том, что предусмотренный срок будет соблюден.
Вежливость. Если позиция вашего корреспондента вас раздражает, не старайтесь это показывать: он может обидеться. Если ваш деловой партнер медлит с ответом на срочное письмо - не обвиняйте его в злонамеренности. Возможно, вы неточно указали его адрес и письмо может быть вам возвращено по почте. Напишите письмо во второй раз с вежливыми извинениями по поводу того, что вы, возможно, ошиблись в адресе. Чтобы показать ваше искреннее доверие и расположение, пошлите фотокопию с предыдущего письма. Если вы все же подозреваете вашего корреспондента в нежелании отвечать, пошлите ему заказное письмо с уведомлением о получении. Возможно, лучше в этой ситуации послать более настойчивое письмо, но не нарушая правил вежливости.
Литература.
Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. - Ростов-на-Дону: РГЭА. 1995. - 92 с.
Веселов П. В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. - М.: ИВЦ "Маркетинг", 1993 - 74 с.
ГОСТ Р 1.5-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.
ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Громова Н. М. и др. Ваш зарубежный партнер// Переписка. Документация. Контракты. - М.: МП "Техноэкология", 1992. - 136 с.
Громова Н.М. Основы переписки. М.: РУССЛИТ, 1992.
Справочник по деловой переписке. М.: Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма "Межрегионсервис", 1996.
Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру / пер. с англ. М.: Аудит, ЮНИТИ, 1994.



Работа на этой странице представлена для Вашего ознакомления в текстовом (сокращенном) виде. Для того, чтобы получить полностью оформленную работу в формате Word, со всеми сносками, таблицами, рисунками, графиками, приложениями и т.д., достаточно просто скачать работу.

Скачать работу Скачать Наверх

Мы выполняем любые темы

экономические
гуманитарные
юридические
технические

Закажите сейчас

Лучшие работы

 Сравнительное описание разных школ экономического районирования (К.И. Арсеньев, П.П. Семенов-Тян-Шанский, Н.Н. Колосовский)
 Проект жилого дома 2
 Инстинкты и научения в поведении животного

Ваши отзывы

Спасибо, все получил. С вами работать просто одно удовольствие, отдельное спасибо за оперативность. Не первый и не последний раз к вам обращаюсь... Кстати, рекомендую Вас всем своим одногруппникам.
Стормовцев Василий
<<Все отзывы

Партнеры и друзья проекта

 



Rambler's Top100


Рейтинг@Mail.ru

Copyright © Refbank.Ru 2005-2014
Все права на представленные на сайте материалы принадлежат Refbank.Ru.
Перепечатка, копирование материалов без разрешения администрации сайта запрещено.